Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Diese Erklärung gilt für die Website esysagency.ch, das Kundenportal (/kunden), unsere Formulare und Aktionen sowie die Kommunikation mit Interessenten und Kunden.

Wir bearbeiten Personendaten rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig: nur für erkennbare Zwecke, nur so viele Daten wie nötig und nur so lange wie erforderlich. Wir verkaufen keine Personendaten und setzen keine automatisierten Einzelentscheidungen ein.

Website-Besuch (automatisch)

• IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL
• Browsertyp, Betriebssystem, Referrer, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode

Kontakt-, Offert- und Partnerformulare

• Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, Firmenname (teilweise optional)
• Inhalt Ihrer Nachricht, gewünschte Leistungen, Zeitpunkt der Anfrage
• Ergebnis der Spam-Prüfung durch Cloudflare Turnstile (siehe Ziffer 9)

Online-Terminbuchung

• Name, E-Mail, Telefon, gewählte Leistung, Datum/Uhrzeit, Ihre Nachricht
• Bei Videoterminen: Termin und Link im Google-Kalender der zuständigen Mitarbeitenden (Google Meet)

Aufträge und Kundenbeziehung

• Kontakt- und Firmendaten, Rechnungsadresse, Vertrags- und Rechnungsdaten
• Projektunterlagen sowie Zugangsdaten zu Ihren Systemen, soweit Sie uns diese übergeben

Kundenportal und Konten

• Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Einmalcode; optional Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Passkeys: gespeichert wird nur der öffentliche Schlüssel — Fingerabdruck oder Gesichtserkennung verlassen Ihr Gerät nie
• „Gerät vertrauen“ (optional): ein Sicherheits-Cookie für 30 Tage, damit nicht bei jeder Anmeldung ein Code nötig ist
• Zugangsdaten, die Sie im Portal hinterlegen, werden verschlüsselt gespeichert

Offerten und Verträge mit elektronischer Unterschrift

Beim Unterzeichnen speichern wir zusätzlich Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung als Nachweis der Unterschrift (berechtigtes Interesse und gesetzliche Aufbewahrungspflicht).

Rechnungen und Zahlungen

Rechnungen erhalten Sie per E-Mail und im Portal, mit QR-Rechnung für Banküberweisungen. Online-Zahlungen per Karte oder TWINT laufen über Payrexx AG (Schweiz) bzw. TWINT AG (Schweiz). Kartendaten werden direkt beim Zahlungsanbieter erfasst; wir erhalten nur den Zahlungsstatus, den Betrag und eine Transaktionsreferenz.

WebStart-Programm

Für eine Bewerbung erheben wir Firmendaten (Name, Rechtsform, UID, Adresse, Branche, Grösse, Beschreibung), die Kontaktperson (Name, Funktion, E-Mail, Telefon), Ihre Angaben zur Inhaberschaft gemäss Teilnahmebedingungen, Ihre Ziele und Ihre Motivation. Die E-Mail-Adresse bestätigen Sie per Link. Die Daten dienen ausschliesslich der Auswahl und der Kommunikation zur Kampagne; Marketing-Mitteilungen erhalten Sie nur, wenn Sie dies ausdrücklich angekreuzt haben.

Glücksrad

Für das Glücksrad erheben wir keinen Namen und keine E-Mail-Adresse. Damit pro Person nur einmal pro Jahr gedreht werden kann, speichern wir einen zufälligen Code in einem Cookie sowie einen nicht umkehrbaren Hash-Wert Ihrer IP-Adresse, zusammen mit Sprache, Gewinn und Gutscheincode. Wenn Sie einen Gewinn einlösen, bearbeiten wir die Angaben aus Ihrer Anfrage wie bei einer Kontaktanfrage.

Wir analysieren öffentlich zugängliche Websites von Unternehmen (z. B. Ladezeit, Sicherheit, Auffindbarkeit) und nutzen dabei veröffentlichte geschäftliche Kontaktdaten wie Firmenname, Website und geschäftliche E-Mail-Adresse, um Unternehmen einmalig über Verbesserungsmöglichkeiten zu informieren. Sie können dem jederzeit mit einer kurzen Nachricht an kontakt@esysagency.ch widersprechen; Ihre Adresse wird dann für weitere Kontaktaufnahmen gesperrt.

• Beantwortung von Anfragen, Offerten und Terminbuchungen
• Abschluss und Erfüllung von Verträgen, Kundenportal und Support
• Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
• Durchführung von Aktionen (WebStart, Glücksrad)
• Sicherheit der Website, Schutz vor Spam und Missbrauch
• Betrieb, Statistik und Verbesserung der Website
• Marketing — nur mit Einwilligung bzw. im Rahmen von Ziffer 6

Nach dem DSG ist die Bearbeitung zulässig, solange sie den Grundsätzen von Ziffer 2 entspricht. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf Vertragserfüllung und vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b), Einwilligung (lit. a), rechtliche Pflichten (lit. c) und berechtigte Interessen (lit. f) — z. B. Sicherheit, Statistik ohne Cookies und Geschäftskontakte. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an kontakt@esysagency.ch oder über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Folgende Dienstleister bearbeiten Daten in unserem Auftrag:

Zudem können Daten an Behörden, Gerichte oder Berater (z. B. Treuhand, Revision) weitergegeben werden, wenn wir dazu verpflichtet sind oder es zur Wahrung unserer Rechte nötig ist.

Daten werden in der Schweiz, in der EU (Rumänien, Frankreich, Irland) sowie in den USA und Singapur bearbeitet. Für die EU besteht gemäss Bundesrat ein angemessener Datenschutz. Für die USA stützen wir uns auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, sonst auf die von EDÖB und EU-Kommission anerkannten Standardvertragsklauseln (SCCs). Für Singapur gelten ebenfalls Standardvertragsklauseln.

• Notwendige Cookies und Speicher — Sicherheit, Anmeldung, Ihre Cookie-Auswahl; ohne Einwilligung
• Google Analytics 4 — nur nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner (Google Consent Mode v2, IP gekürzt)
• Ahrefs Web Analytics — Statistik ohne Cookies und ohne Wiedererkennung einzelner Personen
• Marketing-Cookies — derzeit nicht im Einsatz

Solange Sie nicht eingewilligt haben, setzt Google Analytics keine Cookies und übermittelt nur cookielose Signale ohne Wiedererkennung (Consent Mode). YouTube-Videos werden erst beim Anklicken geladen; Vorschaubilder sowie die Google-Karte auf der Kontaktseite können von Google-Servern geladen werden, wobei Google Ihre IP-Adresse erhält. Alle Details: Cookie-Richtlinie.

Website, Datenbank und E-Mail-Server laufen auf Servern von HostON in einem Rechenzentrum in Rumänien (EU). Der Datenverkehr läuft über Cloudflare und ist durchgehend mit SSL/TLS verschlüsselt (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol). Server-Logfiles werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Verschlüsselte Backups werden zusätzlich auf einem eigenen Speichersystem aufbewahrt.

Nach DSG und, soweit anwendbar, DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft — welche Daten wir über Sie bearbeiten, zu welchem Zweck und wie lange
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung, sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Bearbeitung
• Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format
• Widerspruch gegen Bearbeitungen aus berechtigtem Interesse und gegen Direktwerbung
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

• Kontakt- und Terminanfragen ohne Auftrag: 12 Monate nach Abschluss der Kommunikation
• Verträge, Offerten, Rechnungen und Buchhaltungsbelege: 10 Jahre (Art. 958f OR)
• Kundenkonto im Portal: für die Dauer der Kundenbeziehung, danach Löschung bzw. Aufbewahrung nach OR
• WebStart-Bewerbungen ohne Auswahl: 12 Monate nach Ende der Kampagne
• Glücksrad: 12 Monate nach der Drehung (eingelöste Gewinne wie Kundendaten)
• Server-Logfiles: 14 Tage
• Google Analytics: 14 Monate
• Sperrliste bei Widerspruch gegen Kontaktaufnahmen: unbefristet, nur E-Mail-Adresse

Technische Massnahmen: SSL/TLS-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys, verschlüsselte Ablage von Zugangsdaten, Firewall und Bot-Schutz durch Cloudflare, regelmässige Updates und Sicherheitsprüfungen, tägliche verschlüsselte Backups an einem zweiten Standort.

Organisatorische Massnahmen: Zugriff nur für berechtigte Personen nach Bedarf, Vertraulichkeitsverpflichtungen, Protokollierung von Zugriffen und Änderungen. Bei einer Verletzung der Datensicherheit mit hohem Risiko informieren wir den EDÖB so rasch als möglich (Art. 24 DSG) und, soweit die DSGVO gilt, die Aufsichtsbehörde innert 72 Stunden sowie gegebenenfalls die Betroffenen.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Version unter esysagency.ch/datenschutzerklaerung. Für Fragen zur Datenbearbeitung erreichen Sie uns unter kontakt@esysagency.ch oder telefonisch unter 044 554 91 91.