Politique de confidentialité

Le responsable du traitement de vos données personnelles au sens de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et, dans la mesure où il est applicable, du règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD) est :

La présente politique s’applique au site web esysagency.ch, au portail client (/kunden), à nos formulaires et actions ainsi qu’à la communication avec les prospects et les clients.

Nous traitons les données personnelles de manière licite, conformément au principe de la bonne foi et de manière proportionnée : uniquement à des fins reconnaissables, uniquement dans la mesure nécessaire et uniquement aussi longtemps que requis. Nous ne vendons aucune donnée personnelle et ne recourons à aucune décision individuelle automatisée.

Visite du site web (automatiquement)

• Adresse IP, date et heure de l’accès, URL consultée
• Type de navigateur, système d’exploitation, référent, volume de données transféré, code de statut HTTP

Formulaires de contact, de demande d’offre et de partenariat

• Prénom et nom, e-mail, téléphone, nom de l’entreprise (en partie facultatifs)
• Contenu de votre message, prestations souhaitées, moment de la demande
• Résultat du contrôle anti-spam par Cloudflare Turnstile (voir chiffre 9)

Prise de rendez-vous en ligne

• Nom, e-mail, téléphone, prestation choisie, date/heure, votre message
• Pour les rendez-vous vidéo : rendez-vous et lien dans l’agenda Google du collaborateur ou de la collaboratrice responsable (Google Meet)

Mandats et relation client

• Coordonnées et données de l’entreprise, adresse de facturation, données contractuelles et de facturation
• Documents de projet ainsi que données d’accès à vos systèmes, dans la mesure où vous nous les remettez

Portail client et comptes

• Connexion avec l’adresse e-mail et un code à usage unique ; authentification à deux facteurs en option
• Passkeys : seule la clé publique est enregistrée — votre empreinte digitale ou la reconnaissance faciale ne quittent jamais votre appareil
• « Faire confiance à cet appareil » (facultatif) : un cookie de sécurité pendant 30 jours, afin qu’un code ne soit pas nécessaire à chaque connexion
• Les données d’accès que vous déposez dans le portail sont enregistrées sous forme chiffrée

Offres et contrats avec signature électronique

Lors de la signature, nous enregistrons en outre le nom, le moment, l’adresse IP et l’identifiant du navigateur comme preuve de la signature (intérêt légitime et obligation légale de conservation).

Factures et paiements

Vous recevez les factures par e-mail et dans le portail, avec une QR-facture pour les virements bancaires. Les paiements en ligne par carte ou TWINT sont traités par Payrexx AG (Suisse) ou TWINT AG (Suisse). Les données de carte sont saisies directement auprès du prestataire de paiement ; nous ne recevons que le statut du paiement, le montant et une référence de transaction.

Programme WebStart

Pour une candidature, nous collectons les données de l’entreprise (nom, forme juridique, IDE, adresse, secteur, taille, description), la personne de contact (nom, fonction, e-mail, téléphone), vos indications sur la propriété de l’entreprise conformément aux conditions de participation, vos objectifs et votre motivation. Vous confirmez l’adresse e-mail au moyen d’un lien. Les données servent exclusivement à la sélection et à la communication relative à la campagne ; vous ne recevez des communications marketing que si vous l’avez expressément coché.

Roue de la fortune (Glücksrad)

Pour la Roue de la fortune, nous ne collectons ni nom ni adresse e-mail. Afin que chaque personne ne puisse tourner la roue qu’une fois par an, nous enregistrons un code aléatoire dans un cookie ainsi qu’une valeur de hachage irréversible de votre adresse IP, avec la langue, le gain et le code de bon. Si vous faites valoir un gain, nous traitons les indications de votre demande comme pour une demande de contact.

Nous analysons des sites web d’entreprises accessibles au public (p. ex. temps de chargement, sécurité, visibilité dans les moteurs de recherche) et utilisons à cet effet des coordonnées professionnelles publiées, telles que le nom de l’entreprise, le site web et l’adresse e-mail professionnelle, afin d’informer les entreprises une seule fois des possibilités d’amélioration. Vous pouvez vous y opposer en tout temps par un bref message à kontakt@esysagency.ch ; votre adresse est alors bloquée pour toute nouvelle prise de contact.

• Réponse aux demandes, demandes d’offre et prises de rendez-vous
• Conclusion et exécution de contrats, portail client et support
• Facturation, traitement des paiements et comptabilité
• Réalisation d’actions (WebStart, Roue de la fortune)
• Sécurité du site web, protection contre le spam et les abus
• Exploitation, statistiques et amélioration du site web
• Marketing — uniquement avec consentement ou dans le cadre du chiffre 6

Selon la LPD, le traitement est licite tant qu’il respecte les principes du chiffre 2. Dans la mesure où le RGPD est applicable, nous nous fondons sur l’exécution du contrat et les mesures précontractuelles (art. 6 par. 1 let. b), le consentement (let. a), les obligations légales (let. c) et les intérêts légitimes (let. f) — p. ex. la sécurité, les statistiques sans cookies et les contacts commerciaux. Un consentement peut être révoqué en tout temps avec effet pour l’avenir par e-mail à kontakt@esysagency.ch ou via les paramètres des cookies.

Nous ne communiquons des données personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire aux finalités mentionnées ou exigé par la loi. Les prestataires suivants traitent des données sur notre mandat :

En outre, des données peuvent être communiquées à des autorités, des tribunaux ou des conseillers (p. ex. fiduciaire, révision) lorsque nous y sommes tenus ou que cela est nécessaire à la sauvegarde de nos droits.

Les données sont traitées en Suisse, dans l’UE (Roumanie, France, Irlande) ainsi qu’aux États-Unis et à Singapour. Selon le Conseil fédéral, l’UE offre un niveau de protection des données adéquat. Pour les États-Unis, nous nous fondons sur le Swiss-U.S. Data Privacy Framework lorsque le prestataire est certifié, sinon sur les clauses contractuelles types (SCC) reconnues par le PFPDT et la Commission européenne. Pour Singapour, des clauses contractuelles types s’appliquent également.

• Cookies et stockage nécessaires — sécurité, connexion, votre choix en matière de cookies ; sans consentement
• Google Analytics 4 — uniquement après votre consentement dans la bannière de cookies (Google Consent Mode v2, IP raccourcie)
• Ahrefs Web Analytics — statistiques sans cookies et sans reconnaissance de personnes individuelles
• Cookies marketing — actuellement non utilisés

Tant que vous n’avez pas donné votre consentement, Google Analytics ne dépose aucun cookie et ne transmet que des signaux sans cookies, sans reconnaissance (Consent Mode). Les vidéos YouTube ne sont chargées qu’au clic ; les images d’aperçu ainsi que la carte Google de la page de contact peuvent être chargées depuis des serveurs de Google, Google recevant alors votre adresse IP. Tous les détails : Politique en matière de cookies.

Le site web, la base de données et le serveur de messagerie fonctionnent sur des serveurs de HostON dans un centre de données en Roumanie (UE). Le trafic transite par Cloudflare et est chiffré de bout en bout par SSL/TLS (reconnaissable à « https:// » et au symbole du cadenas). Les fichiers journaux du serveur sont automatiquement supprimés après 14 jours. Des sauvegardes chiffrées sont en outre conservées sur un système de stockage propre.

Selon la LPD et, dans la mesure où il est applicable, le RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès — quelles données nous traitons à votre sujet, à quelle fin et pendant combien de temps
• Rectification des données inexactes
• Effacement, pour autant qu’aucune obligation de conservation ne s’y oppose
• Limitation du traitement
• Remise ou transmission de vos données dans un format électronique courant
• Opposition aux traitements fondés sur un intérêt légitime et à la prospection directe
• Révocation des consentements donnés avec effet pour l’avenir

• Demandes de contact et de rendez-vous sans mandat : 12 mois après la fin de la communication
• Contrats, offres, factures et pièces comptables : 10 ans (art. 958f CO)
• Compte client dans le portail : pendant la durée de la relation client, puis suppression ou conservation selon le CO
• Candidatures WebStart non retenues : 12 mois après la fin de la campagne
• Roue de la fortune : 12 mois après le tirage (gains utilisés traités comme des données client)
• Fichiers journaux du serveur : 14 jours
• Google Analytics : 14 mois
• Liste de blocage en cas d’opposition aux prises de contact : illimitée, uniquement l’adresse e-mail

Mesures techniques : chiffrement SSL/TLS, connexion à deux facteurs et passkeys, stockage chiffré des données d’accès, pare-feu et protection contre les bots par Cloudflare, mises à jour et contrôles de sécurité réguliers, sauvegardes chiffrées quotidiennes sur un second site.

Mesures organisationnelles : accès réservé aux personnes autorisées selon les besoins, engagements de confidentialité, journalisation des accès et des modifications. En cas de violation de la sécurité des données entraînant un risque élevé, nous informons le PFPDT dans les meilleurs délais (art. 24 LPD) et, dans la mesure où le RGPD s’applique, l’autorité de contrôle dans un délai de 72 heures ainsi que, le cas échéant, les personnes concernées.

Nous adaptons la présente politique de confidentialité lorsque nos services ou la situation juridique évoluent. La version en vigueur est celle publiée à l’adresse esysagency.ch/datenschutzerklaerung. Pour toute question relative au traitement des données, vous pouvez nous joindre à l’adresse kontakt@esysagency.ch ou par téléphone au 044 554 91 91.