Informativa sulla protezione dei dati

Il titolare del trattamento dei Suoi dati personali ai sensi della Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e, nella misura in cui sia applicabile, del Regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati (RGPD) è:

La presente informativa si applica al sito web esysagency.ch, al portale clienti (/kunden), ai nostri moduli e alle nostre iniziative, nonché alla comunicazione con potenziali clienti e clienti.

Trattiamo i dati personali in modo lecito, secondo buona fede e in modo proporzionato: solo per finalità riconoscibili, solo nella misura necessaria e solo per il tempo necessario. Non vendiamo dati personali e non ricorriamo a decisioni individuali automatizzate.

Visita del sito web (automatica)

• Indirizzo IP, data e ora dell’accesso, URL visitato
• Tipo di browser, sistema operativo, referrer, quantità di dati trasferiti, codice di stato HTTP

Moduli di contatto, di richiesta d’offerta e per partner

• Nome e cognome, e-mail, telefono, nome dell’azienda (in parte facoltativi)
• Contenuto del Suo messaggio, servizi desiderati, momento della richiesta
• Esito della verifica anti-spam tramite Cloudflare Turnstile (vedi punto 9)

Prenotazione online di appuntamenti

• Nome, e-mail, telefono, servizio scelto, data/ora, il Suo messaggio
• Per gli appuntamenti video: appuntamento e link nel calendario Google del collaboratore o della collaboratrice responsabile (Google Meet)

Incarichi e rapporto con i clienti

• Dati di contatto e dell’azienda, indirizzo di fatturazione, dati contrattuali e di fatturazione
• Documentazione di progetto e dati di accesso ai Suoi sistemi, nella misura in cui ce li trasmetta

Portale clienti e account

• Accesso con indirizzo e-mail e codice monouso; autenticazione a due fattori facoltativa
• Passkey: viene memorizzata solo la chiave pubblica — l’impronta digitale o il riconoscimento facciale non lasciano mai il Suo dispositivo
• «Considera attendibile questo dispositivo» (facoltativo): un cookie di sicurezza per 30 giorni, affinché non sia necessario un codice a ogni accesso
• I dati di accesso che deposita nel portale vengono memorizzati in forma cifrata

Offerte e contratti con firma elettronica

Al momento della firma memorizziamo inoltre nome, momento, indirizzo IP e identificativo del browser quale prova della firma (interesse legittimo e obbligo legale di conservazione).

Fatture e pagamenti

Riceve le fatture per e-mail e nel portale, con QR-fattura per i bonifici bancari. I pagamenti online con carta o TWINT avvengono tramite Payrexx AG (Svizzera) o TWINT AG (Svizzera). I dati della carta vengono rilevati direttamente dal fornitore del servizio di pagamento; riceviamo soltanto lo stato del pagamento, l’importo e un riferimento della transazione.

Programma WebStart

Per una candidatura raccogliamo i dati dell’azienda (nome, forma giuridica, IDI, indirizzo, settore, dimensioni, descrizione), la persona di contatto (nome, funzione, e-mail, telefono), le Sue indicazioni sulla titolarità secondo le condizioni di partecipazione, i Suoi obiettivi e la Sua motivazione. Conferma l’indirizzo e-mail tramite un link. I dati servono esclusivamente alla selezione e alla comunicazione relativa alla campagna; riceve comunicazioni di marketing solo se lo ha espressamente selezionato.

Ruota della fortuna

Per la Ruota della fortuna non raccogliamo né il nome né l’indirizzo e-mail. Affinché ogni persona possa girare la ruota una sola volta all’anno, memorizziamo un codice casuale in un cookie e un valore hash non reversibile del Suo indirizzo IP, insieme alla lingua, al premio e al codice del buono. Se riscatta un premio, trattiamo i dati della Sua richiesta come per una richiesta di contatto.

Analizziamo siti web di aziende accessibili al pubblico (ad es. tempo di caricamento, sicurezza, reperibilità) e utilizziamo a tal fine dati di contatto commerciali pubblicati, come nome dell’azienda, sito web e indirizzo e-mail aziendale, per informare le aziende una tantum sulle possibilità di miglioramento. Può opporsi in qualsiasi momento con un breve messaggio a kontakt@esysagency.ch; il Suo indirizzo verrà quindi bloccato per ulteriori contatti.

• Risposta a richieste, offerte e prenotazioni di appuntamenti
• Conclusione ed esecuzione di contratti, portale clienti e assistenza
• Fatturazione, gestione dei pagamenti e contabilità
• Svolgimento di iniziative (WebStart, Ruota della fortuna)
• Sicurezza del sito web, protezione da spam e abusi
• Funzionamento, statistiche e miglioramento del sito web
• Marketing — solo previo consenso o nell’ambito del punto 6

Secondo la LPD il trattamento è lecito purché rispetti i principi di cui al punto 2. Nella misura in cui il RGPD sia applicabile, ci basiamo sull’esecuzione del contratto e su misure precontrattuali (art. 6 par. 1 lett. b), sul consenso (lett. a), su obblighi legali (lett. c) e su interessi legittimi (lett. f) — ad es. sicurezza, statistiche senza cookie e contatti commerciali. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro inviando un’e-mail a kontakt@esysagency.ch o tramite le impostazioni dei cookie.

Comunichiamo dati personali solo nella misura necessaria per le finalità indicate o qualora la legge lo richieda. I seguenti fornitori di servizi trattano dati per nostro conto:

Inoltre, i dati possono essere comunicati ad autorità, tribunali o consulenti (ad es. fiduciaria, revisione) se vi siamo obbligati o se è necessario per la tutela dei nostri diritti.

I dati vengono trattati in Svizzera, nell’UE (Romania, Francia, Irlanda) nonché negli USA e a Singapore. Per l’UE il Consiglio federale ha accertato un livello adeguato di protezione dei dati. Per gli USA ci basiamo sullo Swiss-U.S. Data Privacy Framework, nella misura in cui il fornitore sia certificato, altrimenti sulle clausole contrattuali standard (CCS) riconosciute dall’IFPDT e dalla Commissione europea. Anche per Singapore si applicano clausole contrattuali standard.

• Cookie e memorizzazione necessari — sicurezza, accesso, la Sua scelta sui cookie; senza consenso
• Google Analytics 4 — solo previo Suo consenso nel banner dei cookie (Google Consent Mode v2, IP abbreviato)
• Ahrefs Web Analytics — statistiche senza cookie e senza riconoscimento delle singole persone
• Cookie di marketing — attualmente non utilizzati

Finché non ha dato il Suo consenso, Google Analytics non imposta cookie e trasmette solo segnali senza cookie e senza riconoscimento (Consent Mode). I video di YouTube vengono caricati solo al clic; le immagini di anteprima e la mappa Google nella pagina dei contatti possono essere caricate da server di Google, che riceve così il Suo indirizzo IP. Tutti i dettagli: Informativa sui cookie.

Sito web, banca dati e server di posta elettronica funzionano su server di HostON in un centro dati in Romania (UE). Il traffico dati passa attraverso Cloudflare ed è integralmente cifrato con SSL/TLS (riconoscibile da «https://» e dal simbolo del lucchetto). I file di log del server vengono cancellati automaticamente dopo 14 giorni. I backup cifrati sono inoltre conservati su un sistema di archiviazione proprio.

Ai sensi della LPD e, se applicabile, del RGPD Lei dispone dei seguenti diritti:

• Accesso — quali dati trattiamo che La riguardano, per quale finalità e per quanto tempo
• Rettifica dei dati inesatti
• Cancellazione, salvo che vi si opponga un obbligo di conservazione
• Limitazione del trattamento
• Consegna o trasmissione dei Suoi dati in un formato elettronico usuale
• Opposizione ai trattamenti basati su un interesse legittimo e alla pubblicità diretta
• Revoca dei consensi prestati con effetto per il futuro

• Richieste di contatto e di appuntamento senza incarico: 12 mesi dalla conclusione della comunicazione
• Contratti, offerte, fatture e documenti contabili: 10 anni (art. 958f CO)
• Account cliente nel portale: per la durata del rapporto con il cliente, poi cancellazione o conservazione secondo il CO
• Candidature WebStart non selezionate: 12 mesi dalla fine della campagna
• Ruota della fortuna: 12 mesi dalla rotazione (premi riscattati come dati dei clienti)
• File di log del server: 14 giorni
• Google Analytics: 14 mesi
• Lista di blocco in caso di opposizione ai contatti: a tempo indeterminato, solo indirizzo e-mail

Misure tecniche: crittografia SSL/TLS, accesso a due fattori e passkey, archiviazione cifrata dei dati di accesso, firewall e protezione dai bot tramite Cloudflare, aggiornamenti e verifiche di sicurezza regolari, backup cifrati giornalieri in una seconda sede.

Misure organizzative: accesso solo per le persone autorizzate secondo necessità, obblighi di riservatezza, registrazione degli accessi e delle modifiche. In caso di violazione della sicurezza dei dati con rischio elevato informiamo l’IFPDT il prima possibile (art. 24 LPD) e, nella misura in cui si applichi il RGPD, l’autorità di controllo entro 72 ore nonché, se del caso, le persone interessate.

Adeguiamo la presente informativa sulla protezione dei dati quando cambiano i nostri servizi o la situazione giuridica. Fa stato la versione di volta in volta aggiornata su esysagency.ch/datenschutzerklaerung. Per domande sul trattamento dei dati può contattarci all’indirizzo kontakt@esysagency.ch o telefonicamente al numero 044 554 91 91.